Homeoffice, Terminmanagement im Homeoffice

Du hast einen Termin, du weißt genau, dass da noch ein Termin war, aber wann war er nochmal? Du hattest den Termin doch auf den Post-It notiert, oder doch ins Handy eingetragen, oder war der Termin im Terminplaner?

Und wo war denn der nochmal?

Termine sind immer und überall und versinken schnell im Chaos des Alltags. Die Organisation kann nervenaufreibend sein und frisst wertvolle Zeit.

Die gute Nachricht ist: Das alles muss nicht sein!

In diesem Teil der „Homeoffice“-Blog-Serie wird kurz erklärt, warum die Terminorganisation unter Homeoffice-Bedingungen eine noch weit größere Herausforderung sein kann. Außerdem warum es in Teams die Kollegen gibt, denen es schwer fällt pünktlich Termine einzuhalten und so sehr sie sich auch anstrengen Struktur in ihre Arbeitsweise einzubinden doch wieder in einem Chaos enden, durch das auch sie selber nur schwer den Durchblick behalten. Und es auf der anderen Seite Kollegen gibt, die ihre Termine immer ordentlich strukturiert haben, aber bei Terminänderung und Flexibilität in Stress geraten. Und zum Ende hin verraten wir dir ein paar einfache Technik-Tools, die das Leben und Arbeiten im Homeoffice und für alle Persönlichkeitstypen wesentlich leichter machen.

Wer kennt es nicht, Termine werden gemacht, verschoben, verpasst, überlagern sich, werden neu abgesprochen, ohne dass es alle mitbekommen… es ist ein Chaos! Es gibt Zettel, Notizen, Planer in allen erdenklichen Größen, Formaten, Farben.

Ein Chaos, das eigentlich dazu gedacht ist Ordnung in den Tag zu bringen.

Termine werden mal eben bei einem Kaffee besprochen, man geht mal eben rüber ins Büro des Kollegen, es wird mal kurz die Kollegin am Schreibtisch gegenüber gefragt. Im normalen Büro-Alltag ist die direkte Kommunikation für die Absprache von Terminen essentiell. Es gibt meist eine direkte Rückmeldung mit der man gleich weiterplanen kann. Im Homeoffice fällt die direkte Kommunikation weg. Termine müssen mit dem einen über E-Mail, mit dem anderen über WhatsApp und mit dritten per Telefon vereinbart werden. Die Vielzahl an unterschiedlichen Kommunikationswegen und die Zeitverzögerung bei den Antworten macht das alles noch komplizierter! Bei so viel Durcheinander kann eine schnelle und geordnete Terminvereinbarung, ohne Überschneidungen oder das Vergessenen eines Termins gar nicht funktionieren.

Wie viel Zeit fressen Terminabsprachen, wie viel Energie kostet es ein Datum, eine Uhrzeit zu finden, an denen alle können?

Und dann kommt noch der eine Kollege oder die eine Kollegin dazu, die Termine jedes Mal verbummelt und damit den anderen Kollegen oder Kollegin zum Wahnsinn treibt. Doch warum ist das so? Warum sind wir so unterschiedlich mit der Organisation von Terminen? Warum verpasst der eine jeden Termin, egal wieviel Mühe er sich gibt Struktur in sein Selbst-Management zu integrieren? Und warum reagiert der andere so gestresst, wenn doch nur mal eben kurz der Termin verschoben wird?

Es kommt ganz auf deine Persönlichkeit des jeweiligen Menschen an. Es gibt die Menschen, die sich in festen Strukturen sicher fühlen. Sie haben jeden Termin fein säuberlich notiert, eingespeichert und protokolliert. Sie verpassen keine Meetings und sind gut vorbereitet. Ihre Arbeit ist gut strukturiert und sie sind meist Tage vorher mit ihren Aufgaben fertig. Sie brauchen ihren Plan. Wird der Plan aber durch kurzfristige Terminänderung durcheinander gebracht, stellt das einen großen Stressfaktor für sie dar.

Auf der anderen Seite gibt es die Menschen, die es einfach nicht schaffen pünktlich zu einem Meeting zu erscheinen, sie sind ein wenig verplant, auf dem Schreibtisch stapelt sich das Papier. Sie versuche irgendwie Ordnung in ihr Chaos zu bringen, meistens ohne Erfolg. Sie sind dafür absolut flexibel und können mit Abweichungen von Plänen gut umgehen.

Wie organisierst du jetzt unter der Herausforderung der digitalen Kommunikation diese unterschiedlichen Persönlichkeiten so, dass es für alle stressfrei und einfach ist?

Du brauchst nicht resignieren, denn es gibt hilfreiche Anwendung, die die Terminabsprache, die Terminorganisation und die Terminerinnerung wesentlich leichter machen und damit das Leben der strukturliebenden schön ordentlich halten und das Chaos der unstrukturierten durchblickbar machen.

Welche Vorteile hat also die Terminorganisation über Tools?

Zuerst sparst du dir das ständige hin und her telefonieren, schreiben und anfragen. In einem Online-Kalender kannst du die Kollegen, Vorgesetzten und Kunden hinzufügen, die du für deinen Arbeitsablauf brauchst. Du kannst gleich Zeiten und Tage, an denen du keinen Termin zur Verfügung hast blocken. Du kannst deine persönlichen Termine eintragen und hast alle Termine auf einen Blick. Bei Terminänderungen kannst du den Termin sauber verschieben. Du hast kein wildes Gekritzel und keine unüberblickbare Zettelflut mehr. Du hast alle Termine immer auf dem Telefon, auf dem Tablet und auf dem PC dabei. Du bekommst Erinnerungen an Termine oder bei Terminverschiebungen. Ein Termin wird eingetragen und bei allen, die der Termin ebenfalls betrifft wird angefragt. Keine Ausreden mehr, dass man den Termin nicht mitbekommen hat.

Das Leben kann doch so schön leicht sein!

Okay soviel zum Problem und zu den Lösungen – und jetzt die Werkzeuge um diese Problem anzupacken und zu lösen! Beim ersten Suchen gibt es unüberblickbar viele Terminverwaltungs-Apps. Um nicht noch mehr Verwirrung in deinen Tag zu bringen, hier eine kleine Aufführung und Erklärung der, unser Meinung nach, wertvollsten, anwenderfreundlichsten und kostenfreien Tools, um organisiert und stressfrei Termine trotz Homeoffice zu verwalten.

Erste Hürde: Einen Termin finden

Der Ärger beginnt meistens damit überhaupt Daten und Zeiten zu finden, an denen alle Zeit haben. Hier bietet sich Doodle als Umfrage-Plattform an. Es können Termine vorgegeben werden und die Teilnehmer bestätigen entweder die Termine oder lehnen diese ab. Haben alle eingeladenen Teilnehmer abgestimmt kann der Termin ausgewählt werden, an dem alle oder wenigstens der Großteil Zeit hat. Damit bleibt ständiges Herumtelefonieren, die Suche nach neuen Terminen und der Zeitaufwand erspart. Sind Termine gefunden, können diese über ein Kalender-Tool einfach eingetragen werden.

Zweite Hürde: Die Terminverwaltung

Hier ist Google Kalender die meistgenutzte Anwendung. Das eintragen der Termine ist intuitiv und schnell. Die Termine sind übersichtlich wöchentlich oder monatlich auf einen Blick zu sehen. Es können individuell Erinnerungen eingestellt werden, die einen an den Termin vorab erinnern. Außerdem müssen sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholende Termine nur einmal eingepflegt werden. Außerdem kann der Kalender mit Kollegen oder Kunden geteilt werden. Private Termine können dabei einfach als geblockte Zeit eingetragen werden. So bleibt der persönliche Rahmen geschützt und es kann zu der Zeit trotzdem kein Termin vereinbart werden.

Dritte Hürde: Unterschiedliche Online-Kalender

Wenn nicht alle denselben Online-Kalender verwenden gibt es hier auch Lösungen, um nicht im Endeffekt ein Durcheinander von unterschiedlichsten Kalender-Tools zu haben und so das Chaos einfach nur zu verlagern. Hier gibt es Cronofy Calender Connector, der die unterschiedlichen Kalenderanwendungen verknüpft

Vierte Hürde: externe Kunden mit unterschiedlicher Software

Bei dem Management von Kunden hilft calendly Meetings zu planen. Einfach durch einen Calendly-Link können die Kunden die passende Uhrzeit wählen und schon wird der Termin in deinem Kalender hinzugefügt. Ganz einfach und ohne zusätzlichen Aufwand.

Mit der gewonnen Zeit, die jetzt nicht mehr für die Terminfindung oder das Warten auf Kollegen verstreicht, kann man sich anderen Dingen zuwenden. Beispielsweise einen kostenlosen Beratungstermin mit einem unserer Experten wahrnehmen.