, Projektmanagement im Homeoffice

Projektmanagement – der Einstieg 

Projektmanagement ist ein Begriff für ein schwer greifbares und unglaublich umfangreiches Thema. Projekte sind komplex und einzigartig – genau durch diese Einzigartigkeit existiert kein Universalrezept, dass beim Projektmanagement einfach abgearbeitet werden kann und am Ende kommt das warme und erfolgreiche Ziel bei heraus.

Im ersten Teil der Homeoffice Blogserie zum Projektmanagement wirst du erstmal lernen, was eigentlich ein Projekt zu einem Projekt macht, was Projektmanagement ist und warum sich der ganze “Aufwand” lohnt.

Was ist ein Projekt? 

Ein Projekt ist ein Vorhaben. Ein einmaliges Vorhaben. Es kann ähnlich zu laufenden oder vergangenen Vorhaben sein, aber in der Art ist es einmalig. Es zeichnet sich durch begrenzte Ressourcen aus. Ressourcen können alles sein – Personal, Budget, Räumlichkeiten und Zeit – ein Projekt hat einen definierten Zeitplan mit Startzeitpunkt und Endzeitpunkt. Ein weiteres wichtiges Kennzeichen ist eine projektspezifische Organisation. Arbeiten Menschen zusammen, die sonst nicht zusammenarbeiten würden?

Kurze Checkliste: Haben wir es mit einem Projekt zu tun?

  • Startzeitpunkt und Endzeitpunkt vorhanden?
  • einmaliges Vorhaben?
  • Begrenzungen von Budget, Personal oder Zeit?
  • projektspezifische Organisation?

Sind alle Fragen mit ja beantwortete handelt es sich um ein Projekt. Sind die meisten Fragen mit nein beantwortet handelt es sich um eine Aufgabe. Aber, es ist wichtig zu berücksichtigen, dass ein Projekt immer Aufgaben beinhaltet- die Arbeitspakete. Eine Aufgabe ist weniger komplex als ein Projekt

Und was ist dann Projektmanagement?

Projektmanagement ist alles das, was getan wird, damit Projekte erfolgreich durchgeführt werden. Damit die Projektleitung. Die Projektleitung übernimmt die Steuerung. Durch die Anwendung von Methoden, Techniken, Vorgehensweisen und Maßnahmen soll das komplexe Projekt möglichst gewinnbringend und so strukturiert wie möglich abgeschlossen werden. Um die Komplexität zu überblicken, muss eine Planung gemacht werden – und genau diese Projektplanung ist das Projektmanagement.

Denn gerade das Management basiert darauf, dass bei der unüberschaubaren Vielzahl an Methoden die gewinnbringendsten für das eigene Projekt ausgewählt werden. Es ist kaum möglich Projekte zu vergleichen, da wie schon im oberen Absatz erwähnt, die Einmaligkeit ein Kennzeichen ist.

Vereinfachend können die Phasen aufgezählt werden:

  • Konzeption
  • Planung
  • Realisierung
  • Abschluss

Was ist so wichtig am Projektmanagement?

Bisher klingt Projektmanagement nur nach noch mehr Bürokratie, also warum ist es so wichtig? Denn auf den ersten Blick sieht das Management mit den Methoden, Tabellen, Listen, Dateien nach einem Berg Mehraufwand aus. Aber der Schein trügt. Die Struktur, die gleich am Anfang durch individuell ausgewählte Methoden aufgebaut wird, unterstützt das Projekt. Die Komplexität des Projektes wird heruntergebrochen und somit innerhalb der gesetzten Rahmenbedingungen stressfreier und erfolgreicher abgeschlossen.

Wer braucht Projektmanagement und wann braucht man es?

Die Abwägung, ob ein Projektmanagement notwendig ist, kann nicht nach einer Formel oder einem System ermittelt werden. Sobald das Projekt so komplex ist, dass es nicht mehr von einer Person zu überblicken ist, sollte ein Projektmanagement eingeführt werden. Es spielen noch Faktoren mit ein, wie die Größe des Unternehmens und die Qualifizierung der Projektleiter oder Projektmitarbeiter.

Was sind typische Störfaktoren?

Hier einmal kurz typische Störfaktoren, damit du darauf vorbereitet bist, falls einer davon eintritt:

  • zu enger Zeitplan
  • zu geringes Budget
  • überzogene Zielvorstellungen des Auftraggebers

Frühzeitige Kommunikation ist hier einer der Schlüssel. Ist es frühzeitig abzusehen, dass der Zeitplan nicht eingehalten werden kann, dass das Budget nicht ausreicht oder, dass das vom Auftraggeber angestrebte Ziel utopisch ist, sprich es an. Durch frühzeitigen Kontakt zum Auftraggeber kann die Risikoverantwortung an diesen zurückgegeben werden. Plane außerdem großzügige Puffer ein! Es wird immer etwas Steine in deinen Weg werfen, die mehr Zeit oder mehr Geld in Anspruch nehmen werden.