Meetings, Meetings während des Homeoffice

Meetings. Das Wort existiert bei den meisten gar nicht mehr im Singular. Meetings über Meetings.

Als ob das die Universalwaffe der Unternehmen wäre.

Und doch ist jedem klar, dass Meetings oft eine viel zu geringe Effizienz-Dichte haben. Das Zeit-Ergebnis-Verhältnis steht in keiner Relation. Wenn du jetzt auch nickend vor dem Bildschirm sitzt – hier kommt die Rettung! Wie dampfen wir Meetings ein, sodass nur noch die effektive Essenz der Ergebnisse über bleibt? Es gibt genau wie bei der Herstellung von Diamant aus Grafit einige Parameter an denen man herumschrauben kann und die Ergebnis-Essenz umso reiner und wertvoller wird.

Fangen wir chronologisch an:

Die Vorbereitung

Die Vorbereitung eines Meetings ist wichtig, denn hier entscheidet sich schon der Großteil. Wer ist im Meeting. Wie läuft das Meeting ab. Welchen Zeitrahmen setzen wir uns? Wenn der ein fester Rahmen vorher steht entsteht eine Struktur die du vorher nach deinen Wünschen festlegen kannst.

Vor allem der Zeitrahmen lässt sich schön mit reinem Kohlenstoff vergleichen. Hat der Kohlenstoff zu viel Platz, setzt er sich zu Grafit zusammen. Presst man ihn jedoch in einen absolut kleinen Rahmen, entsteht Diamant! Die Essenz, die wir aus dem Meeting haben wollen. Setzen wir einen kürzeren Zeitrahmen, laden nur die wirklich wichtigen Menschen ein und haben eine feste Struktur lässt sich die Zeit so intensiv wie möglich nutzen und die Informationen zu Diamanten verdichten

Außerdem sortiere gut, welche Dinge einfach mit einer Mail besprochen werden können. Ein Meeting sollte nur einberufen werden, um offene Fragen zu klären, Diskussionen zu führen und schnell einen Konsens zu finden.

Einladung der Teilnehmer

Lade deine Teilnehmer frühzeitig ein, indem du ihnen eine E-Mail mit dem Termin schickst. Weiter informierst du sie auch gleich über die Punkte, die auf der Agenda stehen und bittest um Vorbereitung von ihrer Seite aus. Dann noch ein Hinweis auf pünktliches Erscheinen und schon hast du deine Teilnehmer für ein Essenz-Meeting vorbereitet. Und damit den Grundstein gelegt Diamanten herzustellen (: Der Termin für das Meeting wird am besten direkt, wenn du den Zugriff hast, in ihrem Kalender eingetragen. Guck hier unter unseren Blogeintrag zum Thema „Terminmanagement“ und auch dir dein persönliches Goldstück an Termintool raus.

Beginn des Meetings

Pünktlichkeit ist ein Zeichen des Respekts. Jeder weiß es: Unpünktlichkeit und Nachzügler stören. Es kommt Unruhe auf und die bereits besprochenen Themen müssen noch einmal wiederholt werden. Also setze auf den punktgenauen Start. Weise bei der Einladung darauf hin, wie wichtig es ist pünktlich da zu sein. Wenn du es konsequent durchziehst und Nachzügler direkt ansprichst und bittest, das nächste Mal doch bitte so respektvoll allen anderen gegenüber zu sein und pünktlich zu kommen, wird es in den folgenden Meetings immer weniger Störungen und Verzögerungen geben.

Ein fesselnder Auftakt um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gleich einzufangen ist ein wunderbarer Start in ein effektives Meeting. Am galantesten mit ungewöhnlichen Fragen oder einen humorvollen Einstieg. Damit die ungeteilte Aufmerksamkeit gleich an Ort und Stelle ist.

Weiterhin müssen einige Rollen verteilt werden:

  • der Diskussionsführer und Moderator
  • der Protokollführer
  • der Zeitwart

Der Diskussionsführer, Moderator und „Gastgeber des Abends“ leitet das Meeting. Er gibt den Startschuss mit der Begrüßung und der kurzen Vorstellung der Agenda. Der Diskussionsführer ist dafür verantwortlich, dass alle die gleichen Gesprächsanteile bekommen, dass sich die Diskussion nicht im Kreis dreht oder vom eigentlichen Thema abweicht und vor allem nicht in persönlichen Auseinandersetzungen gipfelt. Diskussionen zu führen ist eine Übungssache. Also nicht verzweifeln!

Der Protokollführer dokumentiert die erarbeiteten Ergebnissen, die aufgeworfenen und noch offenen Fragen, die Anmerkungen,…

Der Zeitwart achtet auf die Zeit. Der Moderator hat mit der Diskussion auf vieles zu achten. Eine Unterstützung bei der „Reaktionszeit“ ist da eine große Hilfe. Einfach durch kleine Hinweise oder Zeichen mitteilen, dass es Zeit ist zum Ende zu kommen. Denke wir an den Diamanten. Lange Diskussionen drehen sich nach einer gewissen Zeit eher im Kreis und die Ergebnis-Dichte nimmt ab.

Beenden des Meetings:

Wenn der Konferenzraum verlassen wird, muss jedem klar sein, was er und sie zu tun haben. Es muss klare Aufgaben geben, eine klare Zuteilung der Arbeitsschritte und eine klare Struktur (interessant zu dem Thema: Prokrastination vermeiden – auf unserer Instagram-Seite)

Beende das Meeting mit etwas positivem, damit alle motiviert aus dem Meeting gehen und auch gerne wieder zu dem nächsten Meeting von die Pünktlich kommen und aufmerksam sind.

Nach dem Meeting:

Nach dem Meeting einfach gleich Zeit für die Nachbereitung einplanen. Hier gehört die Überarbeitung des Protokolls dazu, die Dokumentation der Aufgaben und die eigene Einschätzung wo und was du das nächste mal verändern möchtest, damit das Meeting noch effektiver und weiter besser wird. Außerdem auf jeden Fall Feedback von den Teilnehmern einholen. Nach der Nachbereitung allen Teilnehmern das Protokoll mit einem lieben Dank zuschicken, mit der Bitte einer Antwort, ob alle mit den dokumentierten Punkten einverstanden sind.

Absoluter Backup-Plan:

Wann ist der letzte Ausweg ein Meeting abzubrechen?

Wenn es keine Agenda gibt – wenn alle zu spät kommen – wenn keiner vorbereitet ist und wenn man sich wirklich nur im Kreis dreht. Aber wie gesagt, dass ist nur der absolut letzte Ausweg.

Die Essenz:

  • Vorbereitung:
    • Agenda
    • fester Zeitplan
    • nur die wichtigsten Teilnehmer
  • Einladung an Teilnehmer :
    • Termin
    • Agenda
    • Bitte um Vorbereitung und Pünktlichkeit
  • Beginn: Festlegung von
    • Moderators
    • Protokollführer
    • Zeitwart
  • Beenden mit:
    • klare Aufgabenverteilung
  • Nachbereitung:
    • Protokoll an Teilnehmer
    • Feedback
    • eigene Reflektion

Die wichtigen Punkte gelten für direkte Meetings als auch für online-Meetings. Bei Online Meetings ist noch darauf zu achten, einen Backup-Plan zu haben, falls ein Meeting-Tool nicht funktioniert. Um keine Zeit zu verlieren und nicht in Stress zu geraten, wechsel einfach zu der anderen vorbereiteten Plattform. Vermeide die Situation, dass die Technik eines Teilnehmers nicht funktioniert, indem du vorab Technik-Checks machst oder machen lässt.

Tools:

  • Skype
  • zoom
  • teams
  • GoToMeeting
  • room

Mit diesen Punkten und den passenden Tools machst du aus deinem nächsten Meeting anstatt Grafit einen Diamanten!

Und mit diesen Worten – auf ins nächste Meeting!