Homeoffice, Homeoffice

Viele Unternehmen sehen sich mit der aktuellen Situation und des abrupten Bedarfs nach digitalen Lösungen vor große Herausforderungen gestellt! Hast auch du oder dein Unternehmen mit der aktuellen Situation zu kämpfen, dann nehme diese Blogserie zum Thema Homeoffice als Hilfestellung.

Wir werden die Themengebiete: Projektmanagement, Meetings, Wissensmanagement, Terminplanung und Dokumentenmanagement in einzelnen Artikeln behandeln.

Warum schreiben wir diesen Blogserie?

Aufgrund vieler Anfragen von Interessenten, Kunden und Partnern mussten wir feststellen, dass viele Unternehmen nicht auf eine solche Situation vorbereitet sind und händeringend nach Lösungen suchen. Hiermit möchten wird die Hilfestellungen, welche wir normalerweise in den Beratungsgesprächen exklusiv geben, ebenfalls einer breiteren Masse zur Verfügung stellen.

Wenn du dich für eins der folgenden Themengebiete interessierst oder du offene Fragen hast, dann ist diese Serie definitiv etwas für dich!

  • Wie arbeiten wir in Teams, organisieren Aufgaben und optimieren Abläufe?
  • Über welche Plattformen kommunizieren wir am besten?
  • Wie halten wir Wissen und Informationen für das ganze Team fest?
  • Gibt es bessere Möglichkeiten mit dem Team Termine abzusprechen als hunderte E-Mails zu verschicken?
  • Wie und wo legen wir unsere Dokumente ab und verwalten Zugriffsrechte?
  • Gibt es Möglichkeiten unsere Dienstleistung digital zu erbringen, sodass wir unsere Arbeit nicht komplett einstellen müssen? Wenn ja, wie?
  • Wie präsentieren wir uns optimal online, sodass man uns über das Internet findet?
  • Wie gewinnen wir online kontinuierlich Neukunden?
  • Gibt es Möglichkeiten der Automatisierung in den Bereichen Vertrieb/Marketing?

Wie sieht der normale Arbeitsalltag aus?

Sitzt das Team gemeinsam an einem Ort bedarf es nicht immer vieler Softwarelösungen. Aufgaben werden auf Zettel weitergereicht, Meetings können mit einem kurzen Zusammenrücken von Stühlen abgehalten werden, Wissen kann mündlich weitergegeben werden, Termine an der Kaffeemaschine abgestimmt werden und Dokumente auf dem USB-Stick weitergegeben werden. Natürlich sind diese Beispiele etwas überspitzt und es werden auch nicht alle auf die breite Masse zutreffen, aber so oder so ähnlich sieht es doch bei vielen aus.

Ist das schlimm? Grundsätzlich nein, wenn es funktioniert. Man sollte sich dennoch der vielen Fallstricke bewusst sein und aufpassen nicht von der Digitalisierung überholt zu werden.

Ob solches Vorgehen allgemein aufgrund diverser anderer Aspekte von Nachverfolgbarkeit, Sicherheit, Zeitverlust, Wissensverlust usw. noch zeitgemäß ist, sei dahingestellt und soll auch nicht primär in dieser Blogserie zum Thema Homeoffice behandelt werden.

Es existiert auf der anderen Seite zum Verfechter der nicht-digitalen Arbeit die Fraktion der Tool-Liebhaber. Diese lieben jedes neue Tool und sind auch schnell dabei alles Mögliche zu installieren und von ihrer neuen Errungenschaft zu berichten. Dabei wird oft vergessen, dass viele Systeme bereits ein breites Spektrum an Anforderungen abdecken können. Schlussendlich führt es dazu, dass man gar nicht mehr weiß wie viele Tools das Unternehmen eigentlich benutzt/bezahlt, wer was benutzt und was sich alles doppelt. Alles führt zum gegenteiligen Ergebnis, welches man sich mit der Einführung der Tools versprochen hatte. Beispielsweise Zeit- oder Geldersparnisse oder der Zugewinn von Sicherheit.
In solchen Fällen unterstützen wir beispielsweise durch strukturierte Erhebungen eine klare IT-Unternehmensarchitektur einzuführen und helfen dabei Chaos sowie zeitraubende Komplexität zu beseitigen.

Was darf bei der schnellen Reise der Digitalisierung nicht vergessen werden?

Ganz klar die Menschen, die mit den neuen Systemen arbeiten müssen. Es ist nicht damit getan eine Mail an die Kollegen zu schreiben mit dem Text „Ab jetzt nutzen wir das Tool XYZ alles weitere sollte selbsterklärend sein“. Das Onboarding der Mitarbeiter in die neuen Systeme ist erfolgsentscheidend, denn es scheitert meistens nicht daran ein Tool einzuführen, sondern eher daran, dass die Nutzung nur sporadisch erfolgt. Es muss auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden und die Einweisung sollte so unmissverständlich wie möglich sein. Hierfür haben sich diverse Vorgehen in der Praxis als praktikabel erwiesen, welche wir gerne mit euch auf Anfrage teilen.

Anmerkung: Du siehst noch Ergänzungsmöglichkeiten oder vermisst was? Dann bitte schreibe uns oder kommentiere diesen Beitrag. Wir freuen uns auf einen konstruktiven Austausch mit dir.

Hinweis: Findest du die Anregungen in einem der Artikel hilfreich, stößt bei der Umsetzung auf Herausforderungen oder wünschst dir eine schnelle Umsetzung, dann zögere bitte nicht den Kontakt mit uns über unsere Seite oder den Chat zu suchen.

P.S. Wir stehen bei allen genannten Tools oder ähnlichem in keinem partnerschaftlichen Verhältnis oder erhalten Provisionen.